Massenhafter Export aus Windchill über Creo erfolgte über ein Standard Skript. Damit erhält der Konstrukteur beim Import allerdings nur die Form des Bauteils als tote Geometrie. Es fehlen in der Datei dann aber viele Angaben, wie die Historie der Entstehung, Angaben zu Farbe und Oberfläche, deren Bearbeitung und die Einordnung in das technischen Ordnungssystem. Hier wurde in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen eine Lösung erarbeitet, wie die neu importierte CAD Datei um die vorhandenen Daten aus dem ERP angereichert werden kann, um das Rad nicht wieder neu zu erfinden. Ansonsten landet die Datei mit den zu geringen Angaben wieder im ERP und überschreibt den bisherigen Stand

Jede Konstruktion durchläuft zur Fertigstellung verschiedene Phasen. Diese erstrecken sich vom Konzept zur Geometrieerstellung, die Optimierung, einer Zeichnungserstellung, bis zum Sperren am Ende des Lebenszyklus. Alle Punkte erfordern in der Regel eine Aktion, z.B. der Aufforderung von anderen Personen zur Freigabe als Prototyp oder Serie, einer Prüfung der Zeichnung nach dem Vieraugenprinzip oder einfach der Weiterleitung von Informationen an andere Datenbanken. Alle möglichen Fälle wurden definiert und dann als firmeneigene Prozesse umgesetzt.

Während des Lebenszyklus eines Bauteils ergeben sich stets wiederkehrende Arbeiten, die am besten automatisch vom PDM System ausgeführt werden. Dies sind beispielsweise bei Serienfreigabe die automatische Ableitung eines pdfs der Zeichnung oder einer Step Datei des Bauteils. Wenn eine neuere Version eines Bauteils erstellt wird, benötigt die alte Zeichnung einen Stempel mit z.B. “veraltet”, “zurückgezogen” oder “gesperrt”. Manchmal ist dies nur auch nur die Aktualisierung der Versionsnummer und des neuen Authors. Diese Tätigkeiten erfordern keinen weiteren menschlichen Eingriff, sondern werden nun vollständig vom PDM durchgeführt.

In alten Datenbeständen aus vielen Jahrzehnten gibt es oft mehrere Arten von Konventionen für Bezeichner und wiederkehrenden Begriffe (“Klotz”) mit unterschiedlichster Anwendung. Kein Konstrukteur möchte ein neues Bauteil konstruieren, wenn es schon im großen Bestand existiert. Um so wichtiger ist eine klare Benennung von Bauteilen nach vorgefertigten Stichworten und eine Einsortierung in Kategorien, um vorhandene Konstruktionen schnell einzuschränken und Vorhandenes zu finden. Zudem sollten nach Möglichkeit nicht mehr Normteile in Konstruktionen verwendet werden als nötig, um die Variantenvielfalt zu beschränken. Auch hier ist die Definition eines Standards von zulässigen Schrauben und Freiräumen an bestimmten Baugruppen wichtig.